Vidensdeling/intranet - vejen til bedre resultater

af Per Schorling,
Proces Support A/S

En virksomhed lever i dag ikke kun af passivt at opsamle viden i den daglige kontakt med eksterne partnere men i langt højere grad af at være opmærksom på, at denne viden spredes og anvendes på tværs af virksomhedernes afdelinger. Samlet dækker begrebet ”applied knowledge” over evnen til at opsamle og udbrede viden på den mest optimale måde, så den naturligt finder anvendelse, når det er relevant og nødvendig, og på den måde medvirker til at skabe resultater.

At opbygge en platform til vidensdeling er langtfra en venstrehåndsopgave – dertil er opgaven alt for vigtig! Fordelene ved et velfungerende intranet er, at virksomhedens konkurrenceevne kan øges, da den indsamlede viden kan anvendes på tværs af geografiske grænser eller faglige afdelinger. Formålene kan være mange, men ofte handler det om at gøre viden om forskellige kunder og applikationer tilgængelige i de situationer, hvor man kan hente ordrer og øge toplinien.

Nedenstående er en lettilgængelig opskrift på, hvordan du kommer godt i gang med vidensdeling/intranet i din virksomhed.

Start opgaven rigtigt
Det et vigtigt at komme rigtigt fra start, f.eks. ved at arrangere en workshop, der afholdes eksternt i forhold til arbejdspladsen, og hvor der tages referat med det samme for at sikre, at al viden samles op lige fra starten. Med vidensdeling/intranet er ”djævelen virkelig i detaljen”, og hvis man ikke er opmærksom på det, risikerer man, at for meget går tabt.

Vær opmærksom på at samle en gruppe mennesker, som har hver deres indgangsvinkel til informationer – både mennesker, der leverer input, og mennesker, der skal anvende dem og for at have nogle personer med, som kender til andres måde at bruge viden på, da de ofte er gode til at se sammenhænge på tværs.

Brug derefter den nødvendige tid på følgende:

• Dataanalyse – systematisér de informationer, som skal registreres, og angiv datatype for hver enkelt.
• Anvendelsesanalyse – definér, hvornår og hvor data skal anvendes, f.eks. om de skal kunne trækkes ned via internettet, mens man er til møde hos en kunde.
• Brugeranalyse – definér, hvem der skal bruge informationerne, og om der skal være begrænsninger for adgangen til nogle typer informationer.
• Tags – definér tags (metadata) på informationer på forhånd for at sikre, at det efterfølgende er muligt at søge. På denne måde omgår man begrænsninger i datadisciplin.

Få opgaven forankret i organisationen
Det er afgørende, at én person udnævnes som ansvarlig redaktør for et intranet. Om det er en CKO (Chief Knowledge Officer), HR chefen eller en marketingchef er i og for sig ikke så vigtigt, når blot personen får opgaven som en fast del af sit arbejde. Husk derfor også at skrive det ind i job- og funktionsbeskrivelsen, så både virksomheden og medarbejderen har gjort sig klart og har anerkendt, at det ikke er venstrehåndsarbejde.

Redaktøren bliver den, der til daglig skal sørge for at screene input, så kvaliteten sikres, både af indholdet og af tags, således at viden dukker op, når man har brug for det.

Ofte vil redaktøren også skulle have ørerne åbne for nye emner, som skal ind, og får derfor ikke sjældent den af og til lidt ubekvemme rolle som den, der ”rykker” for noget nyt. Det er derfor vigtigt, at den ansvarlige er udstyret med en både en stærk personlighed og gennemslagskraft i organisationen.

Vælg den rigtige IT-platform
Om man vælger at basere sit intranet på Sharepoint, et hjemmeside-CMS som f.eks. Typo3, eller andre systemer afhænger helt af resultatet af den analyse, der udarbejdes under workshoppen. Vælger man f.eks., at informationer skal trækkes fra et administrativt system, er det naturligvis vigtigt at sikre sig, at det faktisk kan lade sig gøre. Den gennemførte analyse vil også afdække, om selve programmet skal ligge internt eller hostes eksternt, og ofte vil dette punkt på forhånd være givet af virksomhedens ITstrategi.

Valget af IT-platform hænger i høj grad også sammen med valget af partner. Sørg for at få de rigtige partnere, som er i stand til at løse opgaven. Der er desværre alt for mange udbydere i markedet, som fokuserer på at ”sælge” fordelene ved forskellige IT-systemer. Det væsentlige er imidlertid, hvordan det virker, og nogle gange får man lovet noget mere, end det leverandøren efterfølgende kan levere.

Tag tiden til at udarbejde en god kravspecifikation til leverandøren. Med udgangspunkt i resultatet af workshoppen er det let at definere data, men herudover er det vigtigt at sikre sig den rigtige sikkerhed i systemet.

Ligeledes er det vigtigt, at brugerinterfacet er attraktivt, for i dag vil ikke ret mange finde sig i dårligt design, bare fordi det ikke er vendt mod kunder men ”kun” mod medarbejderne.

Find en killer-applikation
Find den type information, som alle vil være nysgerrige efter at få del i, f.eks. menuen i kantinen, direktørens blog, humørbarometer, køb-og-salg rubrikannoncer, salgsresultater, seneste nye kunder, opdateringer af strategien, rss feeds fra brancheforeninger osv. Det skal være noget, der gør medarbejderne interesserede i at bruge intranettet fast, fordi de ”ikke kan leve” uden denne information, og ofte vil medarbejderne være de bedste til at give input til, hvad det skal handle om.

Implementér løsningen
Med den optimale forberedelse er det altafgørende at sikre en hurtig implementering. Få IT-leverandøren til at forpligte sig til hurtigt arbejde (hvilket også reducerer timeforbruget), og vær sikker på, at de interne medarbejdere, som skal være aktivt med i opstarten, har mulighed for at lægge så tilstrækkeligt mange andre opgaver fra sig, at de kan magte implementeringsforløbet og engagere sig helhjertet i det.

Udnævn også en projektleder, som er i stand til at køre projektet med hård hånd, så det når i mål efter tidsplanen - og hav så en god strategi klar for den interne introduktion.

It’s all about communication
Når det tidspunkt er nået, hvor vidensdelingsplatformen skal i luften, er det vigtigt, at det er direktøren, som internt informerer om, at ”det er nu, vi skal bringe vores viden i brug”, og gøre det klart for alle medarbejdergrupper, at ”applied knowledge” er det, der gør forskellen mellem de virksomheder, som klarer sig godt, og dem, der ikke gør det!

Det skal derfor ikke kommunikeres ud som en sidebemærkning i forbindelse med en generel information, men som en separat nyhed for at understreger for alle, hvor væsentligt det er.

Når I er kommet godt i gang, er det vigtigt at følge op med løbende målinger af, hvor meget intranettet bruges, og at være klar til at tilpasse det til nye ønsker, som helt sikkert vil opstå undervejs - dog uden at kernen i platformen ændres. I den forbindelse vil det være en god idé allerede på forhånd at gøre sig klart, at 5-10% af funktionerne vil skulle ændres hvert år for at følge med udviklingen i virksomheden.

Til sidst et lille trick, som kan betyde, at intranettet helt sikkert vil blive brugt: Sørg for, at der er væsentlige informationer, som kun er tilgængelige via intranettet, hvad enten det er fotos fra den seneste personalefest, eller information om nyansættelser eller evt. afskedigelser.