Sprogaudit – kvalitetssikring af din kommunikation

Optimering af din virksomheds kommunikation

Et koncentreret kursusforløb, hvor medarbejdere, der i det daglige arbejder med dansk og andre sprog, lærer, hvordan få, enkle regler kan medvirke til at optimere og kvalitetssikre kommunikationen med virksomhedens danske og udenlandske samarbejdspartnere.

• Gennemgang af et tilfældigt udpluk af e-mails fra berørte afdelinger
• Forslag til optimering – udarbejdelse af optimeringskatalog
• Kursusforløbet - teori - praksis- opfølgning - sikrer deltagerne maksimalt udbytte
• Virksomhedstilpasset forløb – kursusmaterialet bliver efterfølgende virksomheden egne værktøjer

Hvorfor kvalitetssikring af sproget?
Oplevelsen af den kvalitet, en virksomhed leverer, starter allerede ved den sproglige præsentation og kommunikation. Danmark er et lille sprogområde, og derfor har vi traditionelt altid været gode til fremmedsprog, men somme tider måske ikke helt så gode, som vi selv synes, i hvert fald i professionel sammenhæng. Omverdenens opfattelse af vores kompetencer og kvaliteter både som virksomhed og som enkeltpersoner – herunder ikke mindst vores troværdighed som samarbejdspartner - afhænger i høj grad af de signaler, vi sender ud via det niveau, vi kommunikerer på. Og mange misforståelser eller ufrivilligt morsomme eller pinlige situationer kunne undgås ved at bruge tid til at indføre nogle gode sproglige vaner, der sikrer en ensartet professionel kommunikation udadtil.

Det er naturligvis en påstand, men er det helt usandsynligt, at din virksomhed i tidens løb er gået glip af en handel eller to – eller er blevet forbigået i forbindelse med et spændende projekt i udlandet – fordi sproglige fejl og misforståelser har spændt ben? Tænk en gang over, hvordan du selv  middelbart opfatter en sprogligt dårligt funderet kommende samarbejdspartner. Selv om det sikkert senere viser sig ikke at betyde noget for kvaliteten, er der  en risiko for, at du på forhånd fravælger ham til fordel for en, der formulerer sig bedre.

En umiddelbart ubetydelig, men i praksis meget væsentlig, detalje, handler om, at man i sin løbende kommunikation med samarbejds-partnere bestræber sig på at anvende et dynamisk, letlæst og nutidigt sprog, som er umiddelbart forståeligt. Det virker inspirerende og giver lyst til hurtig reaktion og opfølgning hos modtageren og medvirker bl.a. til, at f.eks. salgstiltag og projektforløb glider nemmere og mere effektivt. Det samme gælder reglen om at fatte sig i korthed – mailkorrespondance bruges, fordi den er hurtig, og det er derfor ikke hensigts-mæssigt at bruge hverken sin egen og modtagerens tid til lange forklaringer og floskler – det drejer sig om at generere handling og fremdrift.

Ofte er det små ting, der skiller en høflig forespørgsel eller et pænt tilbud fra en rodet, ubehjælpelig og måske, i værste fald, uhøflig henvendelse – på grund af uvidenhed eller ganske enkelt vane – fordi dårlige vaner har en tendens til at gro fast og gå i arv til nye medarbejdere, der ”lige skal lære, hvordan vi plejer at gøre”.

Heldigvis kan gode vaner på samme måde indarbejdes og blive til ny gældende standard – og det handler ikke om lange, kedelige kurser i grammatik og sproglig stil, men om praktisk anvendelige justeringer og tilretninger af de værste ”sprogbøffer”.

Forberedelse til kurset
Forud for selve kurset afklarer Proces Support A/S sammen med virksomheden, hvilke afdelinger og hvilket sprog (dansk eller engelsk) det aktuelt handler om at få kvalitetssikret.

Efterfølgende udskrives tilfældigt fra relevante medarbejderes mail-bokse et antal repræsentative e-mails, som gennemgås med fokus på områder, der generelt kan trænge til opstramning og revision. På basis af denne gennemgang udarbejdes et optimeringskatalog med konkrete forslag til sproglige optimeringer. Optimeringskataloget udarbejdes med kundens logo, således at det fremover fremstår som virksomhedens interne værktøj.

Kurset
Kurset sætter fokus på generelle svagheder og interne dårlige vaner i den
fremmedsprogede kommunikation i forhold til:

• Virksomhedens og medarbejderens image som troværdig og kvalitetsbevidst
• Hvilke misforståelser og tidsspild der kan opstå, og hvordan de undgås
• Hvad kunne være en fælles standard for mails og hvilke 5 gode sproglige
  vaner skal implementeres
• Hvad er grunden til, at de dårlige vaner er opstået, og hvordan sikres det, at de gode bliver hængende

Kurset forudsætter deltagernes aktive medvirken og vil være baseret på, at den enkelte deltager får mulighed for at indøve og implementere de nye sprogvaner.

Indarbejdelse i det daglige
I perioden efter kurset indarbejder medarbejderne i det daglige arbejde de nye kommunikationsvaner og noterer sig evt., hvad der virker og ikke virker – gerne sammen med forslag til flere forbedringer.

Opfølgning
Efter kurset følger Proces Support A/S op 1 gang om måneden de følgende 3 måneder pr. telefon og/eller e-mail til de enkelte kursusdeltagere for at sikre, at de nye vaner sidder fast.

Generelt
Alle værktøjer og indhold, der udvikles i forløbet, kan efterfølgende frit anvendes af kunden.

Kurset kan efter kundens ønske arrangeres internt i virksomheden, eller det kan afholdes eksternt på et kursussted.

Hvert enkelt kursusforløb tilpasses i vidt omfang hver enkelt virksomhed, og med mindre der gør sig særligt sammenfaldende interesser gældende for flere virksomheder, gennemføres kurset derfor i princippet kun for medarbejdere fra en enkelt virksomhed.

Formål: Indførelse af nye, enkle skriftlige sprogkompetencer og kommunikationsvaner.

Forberedelse: Indsend 10 e-mails pr. person til gennemgang.

Tidsramme: Gennemføres efter aftale – som kursusforløb over 2 halve dage + opfølgning.

Deltagere: Medarbejdere, der anvender skriftlig kommunikation i det daglige arbejde – minimum 10 deltagere.

Pris: 6.100 DKK/person, ekskl. moms og ekskl. evt. udgifter til transport.

Tilmelding: Til Proces Support A/S per e-mail på ht@processupport.dk eller telefon 62 200 107.