Har du en plan for dine rekrutteringsforløb?

af Kirsten Lørup og Per Schorling,
Proces Support A/S

Rekruttering af nye medarbejdere er ofte en overraskende tidkrævende proces – og er der ikke på forhånd fastlagt en stringent tidsplan for hele forløbet, risikerer den ansvarlige person i den rekrutterende virksomhed, at processen hurtigt løber af sporet, bliver uoverskuelig og desværre ofte resulterer i, at ansøgerne får en negativ oplevelse af virksomheden – en oplevelse, de fleste gerne fortæller om til andre, og derved medvirker til at skabe et dårligt image omkring virksomhedens personalepolitik.

De fleste, der arbejder med rekruttering, har nok oplevet, at den sværeste del af processen ofte kan være noget så umiddelbart enkelt som at arrangere samtalerne med kandidaterne, fordi en eller flere af deltagerne i samtalen ikke kan ændre kalender med kort varsel, eller fordi kandidaten ikke har mulighed for at holde fri fra sit eksisterende arbejde.

Så uanset om man vælger at gennemføre rekrutteringsforløbet internt, eller man på forhånd outsourcer opgaven, bør man bruge tid på at forholde sig til og nøje overveje planlægningen af en række trin i processen. Det vil i sidste ende spare både penge og tid, gøre forløbet til en positiv oplevelse for ansøgerne – og dermed gratis, positiv omtale af virksomheden – og ikke mindst øge chancen for, at det er den rigtige kandidat, der får jobbet - fordi der bliver mere tid til at gennemgå og vurdere ansøgningerne.

Tidsplanen som arbejdsredskab
Et vigtigt arbejdsredskab i denne forbindelse er en tidsplan, der naturligvis skal distribueres til alle, som berøres af rekrutteringsprocessen.

Planen kunne se f.eks. således ud:

• Indrykning af annonce – datoer og medier
• Indrykning på internet og hjemmesider – datoer og portaler
• Ansøgningsfrist – dato
• Gennemgang af de mest relevante ansøgninger – dato og personer
• Indkaldelse af de 5-6 mest interessante ansøgere til 1. samtale
• Afholdelse af 1. samtale – dato og personer, der deltager
• Tidspunkt for eventuel personprofil/test
• Afholdelse af 2. samtalerunde – check af referencer – dato og personer, der deltager
• Beslutning om hvem, der skal have stillingen – underskrift af kontrakt
• Tiltrædelsesdato

Ved på forhånd at fastlægge datoerne for de enkelte trin i processen og invitere deltagerne, øges sandsynligheden for, at alle parter har mulighed for at booke tider i deres kalendere, så processen ikke senere hen bliver forsinket, fordi der næsten altid vil være en eller flere, der ikke har tid, hvis man vælger først at arrangere aftalerne efter ansøgningsfristen.

Husk at svare ansøgerne
Det er vigtigt, allerede fra 1. annonceringsdag, at alle ansøgere straks får en "tak for din ansøgning"- mail med oplysning om, hvilke datoer der holdes samtaler. Det betyder for det første, at ansøgeren ikke behøver at ringe eller skrive for at høre, om ansøgningen er modtaget, og samtidig kan ansøgeren forberede sig på, måske at skulle holde fri på den eller de nævnte dage. Virksomheden undgår herved en masse forgæves invitationer og efterfølgende ændringer og aflysninger af aftaler, fordi ansøgeren måske ikke har mulighed for at holde fri.

Indkaldelse til samtaler sker – også her af praktiske og tidsmæssige årsager – mest hensigtsmæssigt ved, at aftaler med kandidaterne træffes telefonisk og derefter bekræftes via mail til alle deltagende parter - og naturligvis med mødeoplysninger og evt. personalehåndbog til ansøgeren.

Forbered samtalen
Før samtalen aftaler deltagerne, hvem der tager sig af hvilke dele af samtalen, f.eks. introduktion til virksomheden og til jobbet, og hvem der noterer information, der kommer frem i løbet af samtalen. Det er også relevant, at alle får tid og lejlighed til at læne sig tilbage og vurdere ansøgerens personlighed, mens andre sørger for at stille spørgsmål og lytte til svar.

Førstesamtalen bør ikke vare mere end 45 minutter, mens der med fordel kan sættes lidt ekstra tid af til 2. samtalen, hvor man dykker lidt længere ned i personlighed og reaktionsmønstre. Endelig skal man huske at reservere tid til at checke referencer og uddannelsesbeviser, idet flere og flere ansøgere forsøger at pynte på deres CV for at komme i betragtning til jobbet. Så snart rekrutteringsforløbet er afsluttet, den nye medarbejder fundet og kontrakten underskrevet, skal der skrives til alle ansøgere med afslag og tak for interessen, og gerne med en uddybende begrundelse til dem, der har været til samtale.

Det er vores erfaring, at ansøgerne er glade for på denne måde at være orienteret igennem hele forløbet – nogle takker oven i købet for forløbet, selv om de altså ikke fik jobbet – og virksomheden har efterladt et godt indtryk! 

Proces Support A/S er beliggende på Sydfyn, hvor vi siden 2003 har arbejdet med strategi, markedsføring, kommunikation og HR-opgaver - herunder en lang række koncentrerede strategiprocesser. Vi er 7 erfarne medarbejdere, der med kompetencer indenfor hvert vores speciale supplerer og inspirerer hinanden omkring løsninger af en bred vifte af spændende opgaver - i tæt samarbejde med vores kunder.